Em decorrência da criação do município de Ponte Nova e da instalação de sua Câmara Municipal (1863), a região ganhou autonomia administrativa. A partir de então, seus cidadãos não precisariam mais ir a Mariana para registrarem documentos, terras, propor ações na justiça, etc. É a partir deste momento que começa a ser formado o valioso acervo documental público do município.

Como presidente da nova Câmara, assumiu o vereador mais votado, capitão Manoel Francisco de Souza e Silva, juntamente com os demais vereadores eleitos: major Miguel Martins Chaves, capitão Antônio Justiniano Gonçalves Fontes, capitão Joaquim Rodrigues Milagres capitão Luís José Pinto Coelho da Cunha, capitão Antônio Carlos Corrêa Mayrink e Sebastião José do Monte. Terminada a sessão de posse, o presidente determinou que todos os atos e documentos fossem arquivados para serem conservados, muitos consideram este o ato de fundação do Arquivo Público.

Em nível local, a Câmara era a instituição máxima do poder temporal. Era responsável pelas questões administrativas como, por exemplo, a ocupação e uso dos espaços públicos, controle do comércio, desenvolvimento da educação, questões de justiça, etc. No mesmo ano em que foi criada a Câmara Municipal, foi instalado o Termo Judiciário e o Cartório do Primeiro Ofício de Notas. Dessa maneira, a cidade ganhou autonomia administrativa e judiciária. No ano de 1883, passou a ser sede da Comarca, com a instalação do Fórum.

Em 1930, ocorreu a desvinculação do poder executivo da Câmara Municipal (até então presidente da Câmara concentrava as funções de Chefe do Poder Legislativo e do Executivo). Surge a Prefeitura, como instituição independente da Câmara, e a figura do Prefeito.

A partir da instalação dessas instituições, tem-se a origem da documentação acumulada atualmente no Acervo Histórico do Arquivo Público Municipal de Ponte Nova: Câmara Municipal, Cartório do Primeiro Ofício de Notas e Prefeitura Municipal, acervo importante do ponto de vista não apenas da história do município de Ponte Nova, mas de uma vasta região do seu entorno.

A década de 1940 marcou o início do interesse pela preservação do acervo documental do Arquivo de Ponte Nova. Naquela época, o Governo Federal criava a política de preservação do patrimônio cultural e dos documentos públicos através da atuação do SPHAN (Serviço do Patrimônio Histórico e Artistico Nacional) com forte atuação nas cidades de Ouro Preto e Mariana, próximas de Ponte Nova. Na gestão do Prefeito Otávio Soares (que governou o município no periodo do Estado Novo - 1938 a 1945) foi realizado o primeiro trabalho de catalogação dos documentos da Câmara Municipal, pelo professor Mário Clímaco, então Secretário de Administração. A historiadora Alexandra Maria Pereira (2009) afirmou a importância desse processo de organização:
A organização atribuída a este período foi fundamental para a preservação dos documentos, especialmente daqueles que se referem ao Acervo Histórico da Câmara Municipal. Nesse período, houve um trabalho na tentativa de catalogar e organizar os livros e avulsos (correspondência expedida e recebida, ofícios, eis, requerimentos, pareceres, entre outros), e de acondicioná-los em material adequado. Em alguns casos, também houve a encadernação do material avulso e de alguns jornais que fazem parte deste acervo. (PREFEITURA MUNICIPAL DE PONTE NOVA, 2009, p. 3)

O trabalho realizado pelo professor Mário Clímaco foi conservado até os dias atuais, visto que a catalogação por ele criada ainda está sendo utilizada para gerir esses documentos.

Neste ponto do relato cabe fazer uma ressalva. Ao que indicam as fontes, temos a origem da massa documental acumulada atualmente no Arquivo Público Municipal de Ponte Nova, conforme indicado anteriormente. Sobre a instituição do Arquivo, entretanto, não foi encontrada referência de quando este foi criado. Pelas informações encontradas, estima-se que sua criação tenha se dado no final da década de 1930 e início da década de 1940, com a realização do trabalho do professor Mário Clímaco.